[python-users] [PyCon-de] Bewerbung PyCon DE 2013

Mi Jul 4 23:23:48 CEST 2012

Hallo Marc-Andre & Co.

wir haben die aktualisierte Version der Kölner Bewerbung eben aufs Wiki
hochgeladen:

    http://bit.ly/BewerbungPyConDE2013KoelnV2

Siehe unten für die Änderungen...

Am 3. Juli 2012 16:55 schrieb M.-A. Lemburg <mal at egenix.com>:

> Hallo Andreas,
> Hallo Daniel,
>
> wir haben uns die beiden Proposals genau durchgesehen, aber leider
> noch ein paar Punkte gefunden, die einer weiteren Klärung
> bedürfen, bevor wir eine Wahl veranstalten können.
>
> Wir möchten Euch daher bitte, die folgenden Punkte bis spätestens
> Donnerstag 09:00 Uhr zu klären und entsprechend aktualisierte
> Bewerbungen einzureichen.
>
>
> In beiden Bewerbungen müßten folgende Punkte geklärt werden:
> ------------------------------------------------------------
>
>  * Worst-case Budget
>
>  Die Kalkulation sollte einmal mit erwarteten Teilnehmerzahlen (300
> Teilnehmer)
>  und ein zweites Mal als Worst-Case-Rechnung mit 200 Teilnehmern
> durchgeführt
>  werden.
>
>
So eine Rechnung haben wir eingefügt (Seite 39).
Bei der Rechnung und den gleichen sonstigen Randbedingungen kommt ein Minus
raus; aber so ist das eben im Worst Case. Als Gegenmaßnahmen greifen dann
die Punkte der Risikobewertung.

>  * Kündigungsmöglichkeiten
>
>  Für den Worst-Case-Fall, brauchen wir Informationen über die Kündigungs-
>  möglichkeiten bei der Location, dem Catering und den sonstigen Verträgen.
>
>  Es sollte möglich sein, im Fall der Fälle relativ günstig aus dem
>  Verträgen zu kommen. Zumindest sollte aber die möglichen Fristen
> aufgelistet
>  werden.
>

Die Kündigungsmöglichkeiten für die beiden großen Posten Location und
Catering stehen im Abschnitt "Risikobewertung"  (Seite 40).

>
>  * Budget-Position Event-Versicherung
>
>  In beiden Bewerbungen fehlt im Budget die Position für die notwendige
>  Event-Versicherung (Veranstalterhaftung).
>
>
Ist im Budget eingefügt. Wir haben erstmal den Fall vorgesehen, dass wir
das bezahlen müssen und es nicht durch das DLR mit abgedeckt ist.

>  * Kosten Tagungsmappe
>
>  Bitte die Kosten für die Tagungsmappe hinzufügen bzw. gesondert im
>  Marketing Budget auflisten.
>
>
Hinzugefügt. Siehe Bugettabellen (Seite 36ff.)

>  * Sponsoring
>
>  Die Budgets sollten mit einer konservativen Schätzung von 20.000 EUR
>  für das Sponsoring gerechnet werden. Mehr geht natürlich immer, aber
>  die Erfahrung sagt, daß man mit diesem Wert ganz gut rechnen kann.
>

Reduziert. Siehe Bugettabellen (Seite 36ff.)

>
>  * Eintrittspreise für Speaker
>
>  Speaker erhalten normalerweise einen Rabatt auf den Eintrittspreis.
>  Dieser sollte in den Bewertungen aufgeführt werden.
>

Wir haben für die Planung zu diesem Zeitpunkt als Preise für die Speaker
die Early-Bird-Preise angenommen. Siehe Bugettabellen (Seite 36ff.)

>
>
> Noch ein Hinweis zur Finanzierung:
>
> Die Finanzierung der PyCon DE soll innerhalb der Konferenzreihe verrechnet
> werden. Eine externe Verwendung für andere Veranstaltungen durch z.B.
> den PySV kann es nicht geben, sondern nur eine Fortschreibung für
> zukünftige PyCon DEs. Das gilt sowohl für Verluste als auch Gewinne.
>
> Generell sollten die Bewerbungen immer mit einem mindestens ausgegelichenen
> Budget gerechnet werden. Eine Bewerbung mit einem zu erwartetenden
> Verlust können wir nicht als Grundlage für die Vergabe verwenden.
>

Ist gegeben.

>
> Kölner Bewerbung:
> -----------------
>
>  * Liste der wichtigsten Organisatoren
>
>  Bitte eine Liste mit Kurzbios der wichtigsten Organisatoren hinzufügen.
>  Als Vorlage kann hier die Berliner Bewerbung genommen werden.
>
> Haben wir eingefügt. Zu finden auf Seite 28ff.

>  * Enthalten die Cateringkosten die Getränke ?
>
>  Es ist nicht ganz klar, ob die Cateringkosten im Budget auch Getränke
>  enthalten. Bitte klären, da gerade Getränke erfahrungsgemäß einen
>  großen Anteil an den Kosten haben.
>

Ja, enthalten sie. Siehe Budgettabelle ("enth. in Kaffeepause").

>
>  * Early-bird für Business/Hobby festlegen
>
>  Es gibt im Angebot nur eine generelle Position "Early-Bird", aber
>  keine Unterteilung in Early-Bird Business/Hobbyist. Ist das so
>  gewollt ?
>

Ja das ist so gewollt.

Viele Grüße,
Andreas

>
> Berliner Berwerbung:
> --------------------
>
> Leider enthält die Bewerbung nur angedeutete Aussagen und Kosten-
> schätzungen für viele wichtige Konferenzteile. Diese müssen
> unbedingt durch konkrete und verbindliche Aussagen/Kosten ergänzt/ersetzt
> werden.
>
> Dazu zählen folgende Punkte:
>
>  * Feste Auswahl der Locations für Konferenz, BarCamp und Sprints
>
>  * Verbindliches Angebot der Location hierzu mit Reservierung bis
> mindestens
>    zum Ende der Wahlperiode (9.7.)
>
>  * Reservierung der Location für das Jahr 2014
>
>  * Feste Terminwahl
>
>  * Verbindliches Angebot des Catering Services mit Reservierung bis
> mindestens
>    zum Ende der Wahlperiode (9.7.)
>
>  * Festlegung der Abendveranstaltung und eine Kostenaufschlüssellung dazu
>
>  Das scheint derzeit im "Rahmenprogramm" unterzugehen (siehe auch weiter
>  unten).
>
> Weiterhin sind uns folgende Punkte aufgefallen:
>
>  * Das Thema WLAN sollte geklärt und mit einer Kostenposition beziffert
> werden.
>
>  * Die Kosten der Guidebook Konferenz App sollte im Budget auftauchen.
>
>  * Bitte konkrete Ticketpreise auflisten.
>
>  *
>
>  * Die Position "Marketing" sollte im Budget genauer aufgeschlüsselt
> werden.
>
>  * Die Kosten für Keynote-Speaker bitte auch im Budget aufführen.
>
>  * Das Budget weist eine Position 20.000 EUR für das Rahmenprogramm auf,
>    was uns zu hoch erscheint. Was ist darunter zu verstehen ?
>
>  * Wieso werden für BarCamp+Sprints nur Kosten in Höhe von EUR 2.500
>    im Budget verwendet ? Gerade das Catering für das BarCamp könnte diese
>    Summe schnell übersteigen.
>
> Danke und Beste Grüße,
> --
> Marc-Andre Lemburg
> eGenix.com
>
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