[python-users] [PyCon-de] Bewerbung PyCon DE 2013
Andreas Schreiber
onyame at googlemail.com
Mi Jul 4 23:23:48 CEST 2012
Hallo Marc-Andre & Co.
wir haben die aktualisierte Version der Kölner Bewerbung eben aufs Wiki
hochgeladen:
http://bit.ly/BewerbungPyConDE2013KoelnV2
Siehe unten für die Änderungen...
Am 3. Juli 2012 16:55 schrieb M.-A. Lemburg <mal at egenix.com>:
> Hallo Andreas,
> Hallo Daniel,
>
> wir haben uns die beiden Proposals genau durchgesehen, aber leider
> noch ein paar Punkte gefunden, die einer weiteren Klärung
> bedürfen, bevor wir eine Wahl veranstalten können.
>
> Wir möchten Euch daher bitte, die folgenden Punkte bis spätestens
> Donnerstag 09:00 Uhr zu klären und entsprechend aktualisierte
> Bewerbungen einzureichen.
>
>
> In beiden Bewerbungen müßten folgende Punkte geklärt werden:
> ------------------------------------------------------------
>
> * Worst-case Budget
>
> Die Kalkulation sollte einmal mit erwarteten Teilnehmerzahlen (300
> Teilnehmer)
> und ein zweites Mal als Worst-Case-Rechnung mit 200 Teilnehmern
> durchgeführt
> werden.
>
>
So eine Rechnung haben wir eingefügt (Seite 39).
Bei der Rechnung und den gleichen sonstigen Randbedingungen kommt ein Minus
raus; aber so ist das eben im Worst Case. Als Gegenmaßnahmen greifen dann
die Punkte der Risikobewertung.
> * Kündigungsmöglichkeiten
>
> Für den Worst-Case-Fall, brauchen wir Informationen über die Kündigungs-
> möglichkeiten bei der Location, dem Catering und den sonstigen Verträgen.
>
> Es sollte möglich sein, im Fall der Fälle relativ günstig aus dem
> Verträgen zu kommen. Zumindest sollte aber die möglichen Fristen
> aufgelistet
> werden.
>
Die Kündigungsmöglichkeiten für die beiden großen Posten Location und
Catering stehen im Abschnitt "Risikobewertung" (Seite 40).
>
> * Budget-Position Event-Versicherung
>
> In beiden Bewerbungen fehlt im Budget die Position für die notwendige
> Event-Versicherung (Veranstalterhaftung).
>
>
Ist im Budget eingefügt. Wir haben erstmal den Fall vorgesehen, dass wir
das bezahlen müssen und es nicht durch das DLR mit abgedeckt ist.
> * Kosten Tagungsmappe
>
> Bitte die Kosten für die Tagungsmappe hinzufügen bzw. gesondert im
> Marketing Budget auflisten.
>
>
Hinzugefügt. Siehe Bugettabellen (Seite 36ff.)
> * Sponsoring
>
> Die Budgets sollten mit einer konservativen Schätzung von 20.000 EUR
> für das Sponsoring gerechnet werden. Mehr geht natürlich immer, aber
> die Erfahrung sagt, daß man mit diesem Wert ganz gut rechnen kann.
>
Reduziert. Siehe Bugettabellen (Seite 36ff.)
>
> * Eintrittspreise für Speaker
>
> Speaker erhalten normalerweise einen Rabatt auf den Eintrittspreis.
> Dieser sollte in den Bewertungen aufgeführt werden.
>
Wir haben für die Planung zu diesem Zeitpunkt als Preise für die Speaker
die Early-Bird-Preise angenommen. Siehe Bugettabellen (Seite 36ff.)
>
>
> Noch ein Hinweis zur Finanzierung:
>
> Die Finanzierung der PyCon DE soll innerhalb der Konferenzreihe verrechnet
> werden. Eine externe Verwendung für andere Veranstaltungen durch z.B.
> den PySV kann es nicht geben, sondern nur eine Fortschreibung für
> zukünftige PyCon DEs. Das gilt sowohl für Verluste als auch Gewinne.
>
> Generell sollten die Bewerbungen immer mit einem mindestens ausgegelichenen
> Budget gerechnet werden. Eine Bewerbung mit einem zu erwartetenden
> Verlust können wir nicht als Grundlage für die Vergabe verwenden.
>
Ist gegeben.
>
> Kölner Bewerbung:
> -----------------
>
> * Liste der wichtigsten Organisatoren
>
> Bitte eine Liste mit Kurzbios der wichtigsten Organisatoren hinzufügen.
> Als Vorlage kann hier die Berliner Bewerbung genommen werden.
>
> Haben wir eingefügt. Zu finden auf Seite 28ff.
> * Enthalten die Cateringkosten die Getränke ?
>
> Es ist nicht ganz klar, ob die Cateringkosten im Budget auch Getränke
> enthalten. Bitte klären, da gerade Getränke erfahrungsgemäß einen
> großen Anteil an den Kosten haben.
>
Ja, enthalten sie. Siehe Budgettabelle ("enth. in Kaffeepause").
>
> * Early-bird für Business/Hobby festlegen
>
> Es gibt im Angebot nur eine generelle Position "Early-Bird", aber
> keine Unterteilung in Early-Bird Business/Hobbyist. Ist das so
> gewollt ?
>
Ja das ist so gewollt.
Viele Grüße,
Andreas
>
> Berliner Berwerbung:
> --------------------
>
> Leider enthält die Bewerbung nur angedeutete Aussagen und Kosten-
> schätzungen für viele wichtige Konferenzteile. Diese müssen
> unbedingt durch konkrete und verbindliche Aussagen/Kosten ergänzt/ersetzt
> werden.
>
> Dazu zählen folgende Punkte:
>
> * Feste Auswahl der Locations für Konferenz, BarCamp und Sprints
>
> * Verbindliches Angebot der Location hierzu mit Reservierung bis
> mindestens
> zum Ende der Wahlperiode (9.7.)
>
> * Reservierung der Location für das Jahr 2014
>
> * Feste Terminwahl
>
> * Verbindliches Angebot des Catering Services mit Reservierung bis
> mindestens
> zum Ende der Wahlperiode (9.7.)
>
> * Festlegung der Abendveranstaltung und eine Kostenaufschlüssellung dazu
>
> Das scheint derzeit im "Rahmenprogramm" unterzugehen (siehe auch weiter
> unten).
>
> Weiterhin sind uns folgende Punkte aufgefallen:
>
> * Das Thema WLAN sollte geklärt und mit einer Kostenposition beziffert
> werden.
>
> * Die Kosten der Guidebook Konferenz App sollte im Budget auftauchen.
>
> * Bitte konkrete Ticketpreise auflisten.
>
> *
>
> * Die Position "Marketing" sollte im Budget genauer aufgeschlüsselt
> werden.
>
> * Die Kosten für Keynote-Speaker bitte auch im Budget aufführen.
>
> * Das Budget weist eine Position 20.000 EUR für das Rahmenprogramm auf,
> was uns zu hoch erscheint. Was ist darunter zu verstehen ?
>
> * Wieso werden für BarCamp+Sprints nur Kosten in Höhe von EUR 2.500
> im Budget verwendet ? Gerade das Catering für das BarCamp könnte diese
> Summe schnell übersteigen.
>
> Danke und Beste Grüße,
> --
> Marc-Andre Lemburg
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